terça-feira, 28 de maio de 2013

Quanto tem no caixa?

Sempre encontro muito empreendedores "de sucesso" que trabalham dia e noite para atender os pedidos dos seus Clientes. Curiosamente, quando começo a questioná-los sobre o resultado do período e sobre o que vão fazer com o lucro (reinvestir ou retirá-lo para uso próprio) muitas vezes acabo descobrindo que a empresa não tem dinheiro em caixa e que o resultado financeiro é zero ou ainda negativo.
Daí vem uma indignação: "Como assim?" Como pode um empreendedor que tem inúmeros Clientes e que quase não consegue atender todos os pedidos não ter lucro no seu negócio?
Inicialmente sempre imaginava que esse resultado desesperador (trabalhar muito para não ganhar nada) tinha a ver com erros no cálculo dos custos de matéria prima, produção ou lucro, mas analisando o negócio a fundo, concluía que o preço de venda era quase sempre fixado de acordo com os concorrentes e, embora não existisse um cálculo detalhado de formação de preço, ele sempre era adequado ou na pior das hipóteses ainda gerava um pequeno lucro.
Também não existia uma taxa de inadimplência tão alta que justificava o "desaparecimento" instantâneo do dinheiro.
Mas então, para onde estava indo o dinheiro?
Foi observando o dia a dia dessas empresas que descobri o grande vilão dessa história: a falta de controle.
A história é sempre a mesma: começa com o empreendedor investindo um pequeno capital próprio (normalmente proveniente de verba rescisória ou FGTS) e o negócio começa a girar... Num determinado momento o dinheiro do empreendedor acaba e ele começa a confundir sua personalidade física (seus gastos pessoais) com a personalidade jurídica (os gastos da empresa) e é daí que começa a bagunça!!!
O dinheiro proveniente das vendas acaba sendo desviado para os gastos pessoais do empreendedor sem descontar ao menos os gastos referentes à matéria prima, causando a descapitalização da empresa. Vamos a um exemplo:
O empreendedor CHO tem uma empresa informal  e produz bombons de cereja na sua própria casa. CHO acabou de vender 100 unidades dos seus bombons e recebeu a quantia de R$ 100,00 em dinheiro. Sabe-se que o custo total para fabricar os bombons foi de R$ 60,00 (ou seja, CHO teve R$ 40,00 de lucro nesta operação).
Neste mesmo dia, CHO precisava pagar sua conta de celular no valor de R$ 95,00 e não tinha dinheiro na sua carteira. Então decidiu pegar os R$ 100,00 recebidos pela empresa para pagar sua conta particular.
No dia seguinte, CHO recebeu uma nova encomenda de bombons e precisava comprar matéria prima (chocolate e cereja) para fabricá-los, mas somente tinha R$ 5,00 no caixa da empresa e precisava de R$ 40,00 para isso... Daí, compra a matéria prima com o cartão de crédito, esperando ter o dinheiro em mãos na data de vencimento da fatura. É o início do fim...
O primeiro passo para evitar que isso ocorra na sua empresa é aprender separar as personalidades física (você) e jurídica (sua empresa): não se pode retirar dinheiro de uma para cobrir despesas da outra!
Para a empresa, deve-se partir de um capital inicial e depois disso reinvestir o lucro até que se tenha capital de giro suficiente para a empresa operar "sozinha". Neste ponto, o empreendedor poderá estipular um valor mensal para retirada (pró-labore ou retirada de lucros) para manter seus gastos pessoais. O ideal é que a empresa atinja esse ponto, antes que a reserva financeira do empreendedor (utilizada para que ele se mantenha enquanto a empresa está se desenvolvendo) acabe. Mas se isso não acontecer, o empreendedor vai ter que reduzir os custos ao extremo na sua vida pessoal e tirar somente o suficiente para sobreviver... E também controlar os gastos da empresa!
Isso tudo parece fazer sentido na teoria, mas e na prática? Como é possível gerenciar as finanças das duas personalidades: conhecer os lucros da empresa, os custos, seus gastos mensais como pessoa física, os gastos mensais da empresa, e o principal: para onde vai o dinheiro que recebo?
Quando falo sobre gestão e controle de custos, normalmente os empreendedores se exaltam e alegam que não tem condições de fazer nada disso porque um sistema é muito caro e que não sabem mexer no computador. A resposta é sempre a mesma: "Se não tenho dinheiro, como você acha que vou comprar um computador e um  programinha para controlar os gastos? Melhor continuar do jeito que está..."
Claro que existem sistemas de gestão empresarial e pessoal avançados, que controlam todos os processos, o fluxo de caixa, crescimento das vendas, capital de giro, etc. O único problema é que esses sistemas são extremamente caros para as empresas que estão começando ou que ainda não estão gerando lucro.
Mas, para nossa sorte, o bom e velho papel sulfite (e uma caneta BIC de acompanhante) é suficiente para controlar o que entra, o que saí e para onde vai o dinheiro.
Escolha um período de controle de acordo com a necessidade do seu negócio: se for um negócio com muito giro de mercadorias/serviços em um dia - por exemplo um pet shop - utilize o período de um dia; se o giro for médio - por exemplo a fábrica de doces do CHO - utilize o período de uma semana e se o giro for bem pequeno - por exemplo revenda de máquinas industriais - utilize o período de um mês.
Faça duas linhas verticais na folha, de modo a ter local para três campos: Descrição, Recebi e Paguei. Em cima deixe um espaço para colocar o período e o valor que tinha em caixa no início do período. Fica assim:    


 
O período deve ser preenchido com o período escolhido (de XX de maio até YY de maio). O caixa inicial deve ser preenchido com o resultado da semana anterior ou caso seja a primeira vez que esteja controlando, colocar quanto a empresa tem no caixa.
Dentro do período, qualquer transação deve ser anotada: preencher o item e colocar o valor referente a transação na coluna recebi quando se tratar de recebimentos/vendas ou na coluna paguei quando se tratar de despesas ou compra de matéria prima.
No final do período, deve-se somar todos os valores da coluna recebi e preencher o total no campo Total desta coluna; fazer o mesmo para a coluna paguei.
O resultado  deve ser calculado assim:

Resultado = Caixa Inicial + Total Recebi - Total Paguei

Para saber o resultado do período basta fazer a conta: Total Recebi - Total Paguei.
 Veja um exemplo:
   
Se o resultado do período for maior do que o período anterior (como no exemplo, que iniciou-se o período com 73,00 e o finalizou com 84,00) a empresa está dando lucro; se for menor a empresa está tendo prejuízo (aí é melhor fazer uma verificação completa dos motivos desse resultado).
Além de saber o que está acontecendo com o dinheiro da sua empresa, este método de anotação também faz com que o empreendedor reflita sobre os seus gastos, ou seja, se eles são mesmo necessários ou se podem ser reduzidos no próximo período (por exemploi, é possível reduzir a conta de luz com atitudes simples como apagar a lâmpada ao sair do ambiente).
 Agora que você já sabe como fazer um controle simples de caixa, não dá mais para usar desculpas, hein!!!!
Começe agora mesmo e mude o rumo da sua empresa. Afinal, nem relógio trabalha de graça :-)

Boa matemática!!!

Ana
ana.ev@bol.com.br 

PS: utilize esse método também para suas finanças pessoais! No final de um período vai perceber o quanto gasta com "cafézinhos" e o quanto pode economizar sem sofrer...


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sexta-feira, 17 de maio de 2013

Grávida que cumpre aviso prévio terá estabilidade no emprego




Notícia publicada pelo Terra em 17 de maio de 2013:

A presidenta Dilma Rousseff sancionou lei que garante estabilidade no emprego a gestantes que cumprem aviso prévio. A norma foi publicada nesta sexta-feira no Diário Oficial da União. De acordo com o texto, a estabilidade será garantida também em casos de aviso prévio indenizado, quando a funcionária recebe o salário referente ao período, mas não é obrigada a comparecer ao serviço. A lei entra em vigor hoje."A confirmação do estado de gravidez advindo no curso do contrato de trabalho, ainda que durante o prazo do aviso prévio trabalhado ou indenizado, garante à empregada gestante a estabilidade provisória prevista na Alínea b do Inciso 2 do Artigo 10 do Ato das Disposições Constitucionais Transitórias."A lei vem garantir uma decisão que estava consolidada no Tribunal Superior do Trabalho (TST). Em fevereiro, o tribunal decidiu que a gravidez ocorrida no período de aviso prévio, ainda que indenizado, garantia à trabalhadora a estabilidade provisória no emprego. A decisão unânime da Terceira Turma do TST dava à gestante o direito ao pagamento dos salários e da indenização. De acordo com a Constituição Federal, o período de garantia provisória de emprego assegurada às mulheres grávidas é cinco meses após o parto.
  
Não é objetivo do "Empresa Viva" julgar se essas novas e polêmicas leis trabalhistas aprovadas pelo atual governo são justas ou ainda questionar o merecimento dos trabalhadores brasileiros.
Por outro lado, temos a obrigação de fazer uma avaliação de como essas leis interferem no funcionamento das micro e pequenas empresas deste país.
Como já expliquei a importância dessas empresas e também os problemas que os empreendedores estão enfrentando diariamente em outros artigos e não quero ficar sempre repetindo a mesma coisa, vamos direto ao ponto:
Uma mulher acaba de ser demitida pela empresa e possui pela frente 3 meses de aviso prévio. Considerando que ela pare imediatamente de usar os métodos contraceptivos e sendo ela saudável, é muito provável que engravide nos 3 próximos meses, ou seja, durante o período do aviso prévio. E quem vai pagar por isso? Claro que a empresa.
Você pode até achar loucura uma mulher fazer esse tipo de coisa só para conseguir o emprego de volta, mas pelo o que tenho visto por aí, afirmo com segurança que é extremamente plausível, até mais do que eu gostaria que fosse. É claro que não é pela vontade de ser mãe, mas sim para se vingar da empresa... Já ouvi coisas assim: "Vou fazer isso mesmo, quero que a empresa se f..., quero que aquela m... feche as portas" e daí por diante...
A cultura brasileira sempre aponta o empresário como o vilão e o trabalhador como bonzinho. Infelizmente, essa cultura está se refletindo nas novas leis trabalhistas, que acabam defendendo sempre o trabalhador e sempre punindo a empresa de todas as maneiras possíveis e imagináveis:
- Se o trabalhador estiver indo para casa, atravessar a rua fora da faixa e for atropelado é considerado acidente de trabalho: a empresa é culpada e tem que pagar tudo;
- Se o trabalhador quebra o pé jogando bola: a empresa é culpada e tem que pagar 14 dias de afastamento sem reclamar; 
- Se a colaboradora fica grávida antes, durante ou depois do tempo de serviço (no aviso prévio) a empresa sequer pode pedir uma comprovação: a empresa é culpada e tem que pagar tudo;
E essa lista continua... Sempre a empresa sendo culpada e punida por tudo! Parece que ninguém consegue perceber que existem empresas sérias/boas e trabalhadores desonestos...
Mas voltando ao assunto da gravidez no aviso prévio:     
Essa é mais uma das leis que pune as empresas (e as deixa sem direito de defesa) e "passa a mão" na cabeça de trabalhadores (e abre portas para a desonestidade de alguns).
Olhando de fora, o risco de possuir um funcionário é tão grande, mas tão grande que parece loucura manter uma empresa aberta no Brasil..
Felizmente, alguns loucos mantém suas empresas, mas adivinha o que vai acontecer?
As mulheres vão perder espaço no mercado de trabalho. Ter que recontratar uma funcionária gestante ou ainda ter que oferecer 6 meses de licença maternidade pode ser a diferença entre manter a empresa aberta ou levá-la a falência: empresas com menos de 15 funcionários (que são a maioria no Brasil) não tem como colocar uma pessoa substituta durante o auxílio maternidade ou ainda pagar o salário dos meses de gestação, mais a estabilidade de uma trabalhadora que ficou grávida no aviso prévio sem que ela retorne para a empresa (ou trabalhando em “operação tartaruga”...).
Então, para não correr mais esse risco, o negócio a partir de agora vai ser contratar apenas homens...
Simples assim.
As leis deveriam ser simples: a empresa deverá manter o trabalhador com todos os benefícios e direitos, mas em contra partida o trabalhador deveria ter a obrigação de não faltar, trabalhar corretamente, atingir as metas e assim por diante.
Não dá para continuar empreendendo num país onde o risco aumenta a cada dia! Onde cada lei nova prejudica ainda mais o empreendedor brasileiro já cansado de pagar impostos e já correndo um risco enorme no seu negócio...
Se continuar assim, daqui a pouco os empreendedores vão desistir de contratar e as empresas vão acabar sendo literalmente familiares (só trabalha a família informalmente)...
É só ver o exemplo das nações europeias: leis trabalhistas maravilhosas no passado, nenhum europeu disposto a trabalhar em serviços menos nobres... e depois de algum tempo a CRISE: mais nenhum trabalho disponível...
Se a cultura brasileira não mudar, em pouco tempo estaremos na mesma situação...      

E enquanto tudo isso acontece por aqui, a China "faz a festa"!!!

Lamentável.

Ana
 

quarta-feira, 8 de maio de 2013

Como evitar calotes

Um dos maiores pesadelos de qualquer empreendedor, principalmente os informais, é o risco de calote!
A história é sempre a mesma:
Chega um suposto cliente, normalmente bem arrumado, com um bom papo e com a promessa de se tornar um grande Cliente seu.
Eles faz algumas encomendas pequenas e paga direitinho.
Um belo dia, ele faz uma encomenda ou já efetua uma compra, cujo total é sempre razoável.
Você entrega a mercadoria (produto ou serviço) e na hora de pagar ele a desculpa que não tem dinheiro: que esqueceu a carteira em casa, que não tem trocado, que não recebeu o pagamento da empresa que trabalha, que teve um gasto não esperado e assim por diante...
Ele promete que vai entregar o dinheiro assim que possível!
Você acaba confiando nele e entrega a mercadoria.
Ele não paga. Você o cobra e ele sempre tem uma desculpa pronta na ponta da língua...
O tempo passa e você acaba tomando o calote...
Quando existe um documento oficial como uma nota fiscal você pode protestá-lo, mas se for informal e a transação não tiver nenhum comprovante, não há nada que pode ser feito!
Como protestar alguém também não é certeza de receber o que te devem, a melhor coisa é evitar o calote! Mas como fazer isso? 
Para responder esta pergunta, vamos dividir o calote em duas situações: quando o pagamento deveria ter sido realizado à vista (no ato da entrega da mercadoria) e quando o combinado foi a prazo (a mercadoria foi entregue antes de receber o pagamento, seja por cheque pré-datado, boleto ou por sistema de "caderneta").
Antes de começar, devo alertar que quando não existe um comprovante oficial da transação, é sempre melhor receber o pagamento a vista (as vezes é melhor perder uma venda do que tomar um calote).
Quando o pagamento deve ser feito à vista:
Neste caso, não dá para dar colher de chá! Para levar a mercadoria tem que pagar: se não pagar, não leva! Simples assim...
Quando o Cliente "caloteiro" for buscar a mercadoria ou quando você for entregar a mercadoria para ele, seja sincero: "Infelizmente, preciso do dinheiro para pagar meu fornecedor (ou minha matéria prima) hoje mesmo. Então não posso deixar o valor em aberto" Informe que deixará a mercadoria reservada e ainda indique para o Cliente um banco ou caixa eletrônico próximo quando a desculpa for que ele não tem dinheiro "vivo" e você não aceita cartão.
É claro que existem exceções: aquele Cliente que compra há anos, quase sempre a mesma quantidade/o mesmo valor e que sempre paga corretamente pode ficar sem dinheiro um dia e ainda assim quer comprar sua mercadoria. Nesse caso, pode-se entregar a mercadoria sem medo.
Quando o pagamento deve ser feito a prazo:
Os pagamentos à prazo são mais complicados, pois envolvem a entrega da mercadoria muito antes de receber o pagamento. Jamais utilize essa modalidade se não tiver nota fiscal: o risco é muito grande.
Crie a regra de sempre entregar o boleto ou receber o cheque pre-datado no ato da entrega. Não deixe para depois, pois o Cliente "caloteiro" sempre esquece...
Antes de vender, verifique a situação do Cliente junto a orgãos como Serasa, SPC e outros (esse serviço é pago, mas dependendo do valor da transação, vale a pena investigar antes). Caso exista algum indício de inadimplência, opte pela venda a vista ou pelo menos exika o pagamento de uma parte a vista, referente aos seus gastos com a matéria prima ou com o produto adquirido de terceiros para revenda..
Tome cuidado com pagamentos feitos por cheques de  terceiros ou por cheques que já chegam assinados. Jamais emita um boleto para outra pessoa que não seja o comprador (a não ser que a outra pessoa autorize pessoalmente ou por escrito).
Como identificar um possível caloteiro:
Normalmente, os caloteiros especializados (as pessoas que vivem dando calote em todo mundo) seguem um padrão de comportamento facilmente reconhecível se ficar atento. Veja algumas características:
- É um Cliente relativamente novo;
- É uma pessoa "boa de papo" e cativante;
- Promete ser um grande Cliente no futuro;
- Faz uma compra com um padrão muito diferente das anteriores, por exemplo, comprando 10 vezes mais do que o normal;
- O volume de compra é muito superior ao de outros Clientes de mesmo porte;
- Ele se mostra empolgado com suas mercadorias e quer levar um pouco de tudo para "testar";
- Promete a divulgação dos seus serviços para seus familiares e amigos.  
Caso fique na dúvida, venda à vista! Não se sinta mal por dizer "Não". Você apenas está protegendo o retorno sobre o seu trabalho. Se o Cliente quiser mesmo comprar suas mercadorias, ele vai pagar a vista. 
 
Lembre-se: é melhor perder uma venda e deixar de lucrar do que perder tudo: o lucro, o custo e o seu trabalho.

Bons negócios!

Ana
ana.ev@bol.com.br